Zusatzbeschriftung von Office-Dateien

Kommentarfunktion

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KONSUMENT 9/2013 veröffentlicht: 29.08.2013

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KONSUMENT-Computertipps: Wir zeigen, wie Sie Umwege vermeiden, Probleme lösen und informieren über nützliche Alternativen. - Diesmal: Ob Word-Dokumente, Excel-Mappen oder PowerPoint-Präsentationen – zusätzliche Kommentare verbessern die Übersicht und erleichtern das Verwalten von Dateien.

Im Laufe der Zeit sammeln sich zahlreiche Dateien auf der Computerfestplatte an, sodass es nicht mehr so einfach ist, den Überblick über deren genauen Inhalt zu behalten. Die Namen, unter denen sie abgespeichert sind, helfen nur bis zu einem gewissen Ausmaß weiter. In den Windows-Versionen 7 und 8 kann man zwar im Windows-Explorer-Menü ein praktisches Vorschaufenster aktivieren, aber falls es sich um ein umfangreiches Dokument handelt, muss man wahrscheinlich erst recht wieder nachlesen, was der Kern der Sache ist.

Kommentarfunktion im Windows-Explorer

Auf einem Papierdokument würde man in einem solchen Fall eine handschriftliche Anmerkung oder einen Haftnotizzettel anbringen, um das Wichtigste hervorzustreichen. Genau das leistet die Kommentarfunktion, die in den Windows-Explorer integriert ist. Wenn Sie ein Word-Dokument, eine Excel-Mappe oder eine PowerPoint-Präsentation mit Rechtsklick markieren, dann öffnet sich ein Menüfenster. Darin wählen Sie den Eintrag „Eigenschaften“ und im nächsten Fenster den Karteireiter „Details“. Hier finden Sie nun eine ganze Liste von Dateieigenschaften, darunter auch den Eintrag „Kommentare“. Wenn Sie nun mittels Linksklick diese Zeile markieren, können Sie einen beliebigen Text eingeben, mit dem Sie die Datei näher beschreiben – und wenn es nur fünf Rufzeichen sind, um die Wichtigkeit zu unterstreichen.

Kommentare anzeigen lassen

Im Windows-Explorer müssen Sie dann noch einen Rechtsklick in der Leiste ausführen, in welcher in der „Detailansicht“ standardmäßig „Name, Größe, Elementtyp und Änderungsdatum“ angezeigt werden. Wieder öffnet sich ein Fenster und Sie setzen zusätzlich vor „Kommentar“ einen Haken. Ab sofort werden in der Detailansicht auch die von Ihnen angegebenen Kommentare im Windows-Explorer eingeblendet, ohne dass Sie extra die „Eigenschaften“ der einzelnen Dateien aufrufen müssen.

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Bild: VKI