In jeder Word-, Excel- und PowerPoint-Datei finden sich Informationen, die nicht jeder zu sehen braucht.
Wählen Sie z.B. ein beliebiges Word-Dokument, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf die Option >>Eigenschaften/Details<< (Windows XP: >>Eigenschaften/Dateiinfo<<). Sie werden sehen, dass hier jener Name aufscheint, den Sie bei der Erstellung Ihres Benutzerkontos auf dem Computer angegeben haben. Dazu kommen weitere Details, die Dritte nichts angehen, die aber standardmäßig gespeichert werden und die man jederzeit auslesen kann. Die Office-Versionen 2003, XP, 2007 und 2010 bieten Werkzeuge an, um diese sogenannten Metadaten gezielt aus jenen Dokumenten zu entfernen, die man weitergeben möchte.
Windows Vista
Zwar finden Sie im Fenster >>Eigenschaften<< unter Windows Vista und 7 die blau markierte Option >>Eigenschaften und persönliche Informationen entfernen<<. Diese arbeitet jedoch nicht so gründlich wie die hier aufgezeigten Möglichkeiten, die z.B. auch die Kopf- und Fußzeilen sowie ausgeblendete Dateielemente inkludieren.
Office 2010 + 2007
Office 2010: >>Datei/Informationen/Auf Probleme überprüfen/Prüfen<< (= „Dokumentprüfung“). Office 2007: >>(Office-Symbol)/Vorbereiten/Dokument Prüfen/Prüfen<< (= „Dokumentinspektor“). In beiden Fällen erhalten Sie eine sehr ausführliche Übersicht, um vorhandene Daten gezielt zu entfernen.
Office 2003 + XP
Im Fall von Office 2003 bzw. XP ist die Sache insofern komplizierter, als Sie einmalig das „Office 2003/XP-Add-In zum Entfernen verborgener Daten“ herunterladen und installieren müssen. Dieses erhalten Sie kostenlos direkt bei Microsoft unter www.microsoft.com/downloads/de-at und Eingabe des Namens ins Suchfeld. Das Programm wird in Office integriert und scheint dann unter >>Datei/Verborgene Daten entfernen<< als Option auf.
Führen Sie das Entfernen immer erst aus, bevor Sie das fertige Dokument weitergeben, weil – je nach Einstellung – auch Kommentare und Bearbeitungsmarkierungen gelöscht werden.
