So ersetzen Sie überflüssige Absatzschaltungen durch Leerzeichen.
Wenn Sie zum Beispiel von einer Internetseite oder einem PDF-Dokument Text kopieren und in ein Word-Dokument einfügen, kann es sein, dass dort nach jeder einzelnen Zeile eine Absatzschaltung gesetzt wird. Bei umfangreicheren Texten ist es dann äußerst mühsam, die unerwünschten Absätze manuell zu entfernen.
Suchen und Ersetzen
Microsoft Word ist auch für solche Fälle gerüstet. Rufen Sie zunächst die integrierte Suchfunktion auf. Dazu klicken Sie auf den Karteireiter »Start« und danach im Menüband ganz rechts oben auf »Suchen«, oder Sie drücken einfach die Tastenkombination Strg+F. Nach einem Klick auf das kleine, nach unten weisende Dreieck neben dem Suchfeld wählen Sie aus dem Menüfenster den Eintrag »Ersetzen«. Dadurch öffnet sich ein großes Fenster mit der Bezeichnung „Suchen und Ersetzen“. Klicken Sie nun unten auf die Schaltfläche »Sonderformat« und wählen Sie dort gleich den ersten Eintrag »Absatzmarke« aus. Nun wird oben im Feld „Suchen nach:“ die Zeichenkombination ^p angezeigt. Klicken Sie ins Feld „Ersetzen durch:“ und setzen Sie ein einzelnes Leerzeichen. Dieses ist nicht sichtbar, aber daran erkennbar, dass der Cursor um eine Position nach rechts gewandert ist.
Auch erwünschte Absätze verschwinden
Jetzt haben Sie die Wahl zwischen »Ersetzen « (= jedes Absatzzeichen einzeln) und »Alle ersetzen« (= sämtliche im Text erhaltenen Absatzzeichen auf einmal). Einziger Nachteil dieser Methode ist, dass auch erwünschte Absätze verschwinden, doch ist der Aufwand, diese wieder einzufügen, deutlich geringer als beim eingangs erwähnten umgekehrten Weg. Und sollten Sie einmal falsch geklickt haben, dann keine Sorge: Der nach links geschwungene blaue Pfeil in der Leiste links oben oder die Tastenkombination Strg+Z machen die letzte Aktion (bzw. Schritt für Schritt auch eine größere Anzahl zeitlich davor liegender) rückgängig. Oder Sie schließen das Dokument und beantworten die Frage im aufscheinenden Fenster mit »Nicht speichern«. So beginnen Sie wieder ganz von vorn.
