KONSUMENT.AT - E-Mails: Betreffzeile - Wichtig, aber oft vernachlässigt

E-Mails: Betreffzeile

E-Mails, die ankommen

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KONSUMENT 11/2020 veröffentlicht: 22.10.2020

Inhalt

Vor Kurzem haben wir in unserem Testmagazin KONSUMENT den Brief eines Lesers abgedruckt, der sich über den oft nachlässigen Umgang mit der Betreffzeile von E-Mails beklagt. Dem kann ich mich aus eigener Erfahrung nur anschließen. Ein Kommentar von Gernot Schönfeldinger.

Gernot Schönfeldinger (Bild: Alice Thörisch/VKI)

Mehr als eine Handvoll

Zunächst einmal ist es ja nicht so, dass täglich nur eine Handvoll Mails in meinem Posteingang landen. Viele davon stammen von Kolleginnen und Kollegen, etliche davon sind Newsletter diverser Firmen und Institutionen, aber immer wieder ist auch Leserpost darunter, die nicht über konsument@vki.at oder leserbriefe@konsument.at hereinkommt, sondern an mich persönlich adressiert ist. 

Vorsortierung

Die Vorschau, welche die ersten 2 oder 3 Zeilen der E-Mail anzeigt, habe ich aus Gewohnheit deaktiviert, weil ich mich in einem ersten Sortierdurchgang nur an Absender und Betreff orientiere. Außerdem kann ich eindeutige Spamnachrichten auf diese Weise ungeöffnet löschen. Entsprechend aussagekräftig sollte die Betreffzeile also sein. 

Dem Thema auf der Spur

Zumindest sollte man ihr entnehmen können, um welches Thema es sich handelt. Manchmal bin ich nämlich schlichtweg der falsche Ansprechpartner und eine rasche interne Weiterleitung wäre im Interesse aller Beteiligten. Außerdem steigen so die Chancen, dass eine bereits archivierte E-Mail mit eindeutigem Betreff bei Bedarf auch Monate oder Jahre später noch über die Suchfunktion gefunden wird. 

Verdächtige Leere

Ganz schlecht ist es dagegen, die Betreffzeile leer zu lassen, was öfter vorkommt, als man glauben möchte. Das lässt nicht nur mich an die Möglichkeit von Spam denken, auch die Spamfilter der E-Mail-Programme sind darauf programmiert, betrefflose Nachrichten automatisch auszusortieren. Befinden sie sich im Spamordner, erhöht dies das Risiko, dass sie übersehen werden. 

Man sieht, die Befassung mit der Betreffzeile kann sich für beide Seiten lohnen.


Dieses und viele weitere Themen finden Sie auch in meinem Technik-Blog unter: VKI-Blog: Technik-Spielplatz

 

 

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Kommentare

  • E-Mails: Betreffzeile (Konsument 11/2020)
    von ling am 23.10.2020 um 12:25
    Es ist ja nicht nur die Betreffzeile (Sie glauben gar nicht wieviele Menschen einfach "hallo" schreiben, was ja gleichbedeutend mit "schmecks" oder dem berühmten Zitat eines Werkes des großen Dichters Johann Wolfgang von G. ist), sondern die Unart mancher Leute, den ganzen Rattenschwanz von Mail - Antwort - Antwort, etc mit jeder Antwort mitzusenden. Irgendwann sieht man dann den Wald vor lauter Bäumen nicht.
    Bei Reklamationen oder bewussten Darstellungen von Verläufen mag das gewiss notwendig sein oder Sinn ergeben, doch meistens ist es nur unnötiges Aufblähen des Inhalts, was dazu führt, dass dieser noch oberflächlicher gelesen wird.
    Doch das gehört nicht (mehr) zum Thema, obwohl mir dazu gleich die nächsten Unarten beim Mailverkehr einfallen: Penetrante Kleinschreibung und Mundart...